چند راهکار اساسی در مدیریت زمان

آیا شما هم جزو افرادی هستید که در زندگی وقت کم می آورید و آرزو دارید کمی وقت اضافه تر در شبانه روز داشتید که به برنامه ها و کار های از قبل تعیین شده تان برسید؟ شما تنها نیستید و این مسئله گریبانگیر افرادی زیادی است. در اینجا چهار راه کار اساسی از روش های مدیریت زمان را مورد اشاره قرار می دهیم. این مطلب برای افرادی که یک کسب و کار را مدیریت می کنند و یا افرادی که در طول روز مسئولیت های متعددی را بر دوش می کشند، می تواند بسیار مفید باشد.

مدیریت زمان اگر به طور صحیح انجام شود، روزی پربار و شاداب به همراه خواهد داشت. این که کار های لازم به پایان رسیده باشند، آرامش و روحیه خوبی را در پایان یک روز کاری برای شما به وجود می آورد.

1- باید بدانیم که مدیریت زمان صرفا یک مفهموم است:

صرف نظر از این که چگونه برنامه های روزانه خود را مرتب و دسته بندی کنیم، باید بدانیم که در واقعیت فقط 24 ساعت زمان در اختیار داریم و نه بیشتر. مساله این است که ما چگونه کارهای مان را مدیریت می کنیم و با زمانی که در دست داریم چه کاری باید بکنیم.

2- باید ببینیم که در چه مواردی وقتمان را تلف می کنیم

بسیاری از ما زمان قابل توجهی را در طول روز صرف کارهایی می کنیم که در واقع اتلاف وقت محسوب می شوند. در حالی که اگر آن بخش از زمان را بهتر استفاده می کردیم نتیجه بهتری در پایان روز نصیب مان می شد. به عنوان نمونه برخی از ما عادت داریم وقت زیادی را صرف گشتن در اینترنت و سر زدن به شبکه های اجتماعی کنیم و یا وقت زیادی را صرف رد و بدل کردن پیام کوتاه با دوستان و نزدیکان نماییم و بسیاری موارد دیگر که بستگی به عادت های فردی اشخاص مختلف دارد. اما این زمان های تلف شده می تواند بطور خودآگاه کاهش پیدا کند. یک راه حل این است که کارهای روزانه مان را ثبت و بررسی کنیم که ببینیم چگونه می توانستیم از هدر رفت زمان جلوگیری کنیم.

3- برای کنترل زمان ، هدف تعیین کنیم

در نظر داشته باشید که هدف اصلی مدیریت زمان در واقع تغییر در رفتار خودمان است نه تغییر زمان. از همه چیز مهم تر، نقطه شروع برای کنترل زمان است که با حذف زمان های هدر رفته به انجام می رسد. برای یک هفته می توان به عنوان مثال هدف خود را بر این متمرکز کنیم که در مکالمات تلفنی در صورت عدم ضرورت، بیشتر از 5 دقیقه صحبت نخواهیم کرد و یا این که به پیام های کوتاه غیر ضروری در حین کار پاسخ نداده و پاسخ همه آنها را به زمانی خارج از ساعت کاری موکول کنیم.

4- از ابزار های مدیریت زمان بهره ببرید

برخی نرم افزار ها به منظور تسهیل در مدیریت و برنامه ریزی و زمان بندی کارها طراحی شده است. نرم افزار هایی مثل outlook و یا برنامه های مشابه شما را قادر می سازند برای همه ساعات روز برنامه ریزی و زمان بندی کنید. با تعیین زمان برای هر کاری شما به نوعی خود را در یک چهارچوب برنامه ریزی مشخص قرار داده اید. ضمنا بخشی از زمان را نیز می توانید برای زمان استراحت و نوشیدن قهوه و یا چای و کمی قدم زدن در بین کارهای روزانه صرف نمایید که موجب می گردد انرژی کافی برای اتمام کارهایتان به دست آورید.